Como reagendar uma reunião, compromisso, evento ou qualquer tarefa

Razões comuns incluem:

• Reserva dupla ou alterações de prioridade
• Doença, tarefas urgentes ou emergências
• Participantes chave ou funcionários não disponíveis

O reagendamento não é um fracasso, é uma realidade comum. A chave é geri-lo profissionalmente.

Experimente o PlanningPME para melhorar o reagendamento

Aqui estão os exemplos dos três tipos mais comuns de reagendamento encontrados em diferentes indústrias.

Um técnico agendado para uma instalação na terça-feira liga a dizer que está doente

• Impacto na organização : As tarefas ou nomeações devem ser retribuídas ou adiadas
• Solução : Reatribui a tarefa de instalação a outro técnico disponível com as mesmas competências, ou adia-a para a próxima data disponível. Notifique o cliente se a data da instalação mudar.

Um cliente pede para adiar a sua consulta da tarde de quinta-feira para a manhã de sexta-feira.

• Impacto na organização : O trabalho planeado deve ser adiado ou ajustado
• Solução : Atualizar o calendário e os recursos; Envie uma nova confirmação ao cliente e à equipa. Proponha outro encontro se não tiver disponibilidade na agenda.

Existe um problema operacional ou técnico (falha no equipamento, atraso no fornecimento, mau tempo)

• Impacto na organização : As tarefas não podem começar nem terminar conforme planeado
• Solução : Identifique as tarefas e recursos afetados e, em seguida, ajuste o planeamento adiando-os ou reatribuindo-os. Notifique os clientes ou equipas afetados e priorize a retoma das operações normais assim que o problema estiver resolvido.

1. Comunicar de forma rápida e clara : Envie uma notificação imediata, idealmente com mais de 24 horas de antecedência, se possível
2. Utilizar linhas de assunto claras : Torne o seu modelo de e-mail o mais claro possível. Por exemplo, o assunto poderia ser: “Reagendamento: [Nome da Reunião] em [Data]”
3. Breve desculpas : Basta lamentar a mudança de última hora. Dar uma razão concisa numa frase.
4. Propor 2 a 3 opções de tempo : Para aumentar as possibilidades de encontrar outro espaço comum e minimizar o vai-e-vem, proponha várias opções.
5. Pedir confirmação : Para garantir que todos estejam alinhados e presentes, peça a todos os participantes que confirmem.
6. Agradecimento aos destinatários : Assim que encontrar o próximo espaço disponível, mostre o seu apreço agradecendo a todos os membros envolvidos.
7. Utilizar uma ferramenta de planeamento online : Poupe tempo e reduza o stress utilizando um software de planeamento como o PlanningPME para ter uma visão clara da disponibilidade dos funcionários e enviar emails personalizáveis automáticos nas fases relevantes.

Aqui estão alguns modelos que pode usar para gerir qualquer tipo de reagendamento de eventos: reunião, compromisso...

Modelo 1: Modelo geral a adaptar

Assunto : Reagendando a nossa [Nome da Reunião] em [Data Original]

Corpo
Olá [Nome],

Lamento, mas preciso de remarcar a nossa reunião originalmente marcada para [Data] em [Hora] devido a [breve motivo]. Será que a [Opção de Data 1] ou a [Opção de Data 2] funcionariam para você?

Por favor, digam-me qual preferem ou partilhem a vossa disponibilidade. Obrigado pela flexibilidade!

Cumprimentos,
[O seu Nome]

Modelo 2 : Um participante-chave está indisponível

Assunto : Precisamos de reagendar o nosso [Nome da Reunião] para [Data Original] devido à disponibilidade da equipa

Carroçaria
Olá [Nome],

[Nome] pede desculpa, mas devido a uma mudança de última hora, não poderá juntar-se. Como é um membro chave desta reunião, o melhor é adia-la.
Por favor, digam-me quais as datas que mais vos agradam na vossa agenda:
Opção 1: [Data e Hora]
Opção 2: [Data e Hora]
Opção 3: [Data e Hora]

Obrigado pela sua compreensão.

Com os melhores cumprimentos
[O seu Nome]

Template 3 : E-mail de confirmação

Assunto : [Nome da Reunião] remarcado para [Nova Data]

Carroçaria
Olá [Nome],

Por favor, note que a data de [Nome da Reunião] foi alterada para [Data e Hora].
Mais uma vez, obrigado pela sua compreensão e flexibilidade.

Com os melhores cumprimentos
[O Teu Nome]

Com um software de agendamento online como o PlanningPME, reagendar qualquer tipo de evento torna-se fácil graças a funcionalidades úteis que poupam tempo.

1. Gerir duplas reservas : Esteja atento a todas as reservas duplas graças aos alertas e a uma interface clara e visual
2. Encontre vagas comuns num só olhar : Tendo em conta as horas de trabalho, as tarefas em curso e as ausências dos funcionários, a ferramenta de planeamento propõe o próximo horário disponível para todos os participantes. Também pode filtrar manualmente o planeamento por recursos atribuídos para identificar visualmente todos os espaços disponíveis.
3. Arrastar e largar para reagendar : Mude reuniões ou tarefas com um arrastar e largar rapidamente. Não é preciso editar cada evento manualmente.
4. Reatribuir tarefas facilmente : Se alguém estiver ausente ou sobrecarregado, seleciona várias tarefas e transfere-as para outro membro da equipa em apenas alguns cliques.
5. Gerir tarefas não atribuídas : Use o painel "para planear" como lista de tarefas para abastecer tarefas não atribuídas e depois atribua essas tarefas aos recursos quando a sua disponibilidade estiver clara.
6. Envie lembretes automáticos ao longo de todo o processo : Assim que alterar o estado de uma tarefa ou reagendar, as notificações serão enviadas automaticamente às pessoas em questão. Não são necessários emails extra.
7. Partilha o calendário : Convide facilmente colaboradores ou clientes para o horário com acesso específico de leitura ou escrita.

Vantagens de combinar boa etiqueta no email (comunicação clara, oportuna e educada) com o poder do PlanningPME (funcionalidades para agendamento inteligente e alertas automáticos):

• Respeitem o tempo da vossa equipa
• Reduzir o encargo administrativo
• Evite reservas duplas e mal-entendidos
• Mantenha todos informados sem esforço

O reagendamento acontece, mas com a abordagem certa, não tem de ser uma dor de cabeça. Siga estas orientações e reagende as reuniões como um profissional, mantendo-se organizado e mantendo a sua equipa no caminho certo.