Planeamento semanal | Porquê e como fazê-lo

Definição

Normalmente apresentada sob a forma de um quadro claro e colorido, a agenda semanal é uma espécie de calendário de negócios ou agenda semanal. Sob a sua aparência infantil, é uma solução poderosa para otimizar a gestão do tempo. De segunda a sexta, de terça a sábado, etc., permite obter um panorama semanal exaustivo e uma visão precisa das tarefas a realizar em cada dia. Para que o diretor, gestor ou empregado possa identificar as acções a realizar e as prioridades.

Um calendário semanal - como um mapa de vários dias consecutivos - permite-lhe :

• atribuir faixas horárias para satisfazer as necessidades da empresa ;
• repartir os períodos de trabalho (trabalho efetivo, pausas para almoço, reuniões, formação, etc.) ;
• partilhar a disponibilidade entre os membros da equipa ;
• destacar a organização como um todo para uma maior proactividade.

Este calendário deve obviamente ser adaptado ao plano de actividades da empresa que o utiliza..

A vantagem de se organizar

Poder consultar um quadro que centraliza todas as actividades é um conforto no trabalho que contribui para o bem-estar geral. Tal como um treinador desportivo que indica num quadro a posição e o papel de cada jogador em campo, todos sabem o que esperar individual e coletivamente:

• Trabalho a efetuar no momento T ;
• posicionamento dos membros da equipa ;
• estatuto dos serviços conexos ;

A vantagem de ser flexível

O que nos leva à segunda vantagem: a flexibilidade. Imagine que está ao volante do seu carro e que tem um percurso traçado para si. No entanto, quando confrontado com as condições meteorológicas, obras na estrada ou um acidente: mesmo com um bom GPS, a estrada provavelmente não será como imaginou. Poderá ter de lidar com circunstâncias imprevistas para voltar ao caminho certo. O mesmo se aplica quando se elabora o horário semanal. Estabelece um curso de ação ideal, mas nunca é definitivo. É um plano semanal concebido para o apoiar, mas é você que manda.

A vantagem da antecipação

A consequência da flexibilidade: definição de prioridades e antecipação. Se tiver um projeto decisivo em curso, será mais fácil compreender as suas repercussões no seio da equipa. Basta estruturar o projeto em várias fases, ou trazer novos colaboradores. Assim, pode :

• manter o controlo sobre a organização pormenorizada;
• cumprir prazos.

A vantagem de ser educativo e produtivo

Ao utilizar uma ferramenta de gestão do tempo de trabalho em linha, será muito fácil criar um horário claro que respeite o ritmo de cada um. Quaisquer alterações são visíveis assim que os dados são guardados, os participantes são alertados instantaneamente para a atividade de uma pessoa, a sua presença numa reunião, etc. Evitar as trocas supérfluas (que são muitas de segunda a sexta-feira), terá a vantagem de valorizar os indivíduos e de influenciar generosamente a produtividade.

Em poucas palavras

Organizar as suas tarefas diárias com um calendário semanal ajuda a promover a compreensão, a coesão e, por conseguinte, o êxito dos seus trabalhos. Com a prática, permite-lhe partilhar e canalizar rapidamente os objectivos individuais e comuns num relance. Assim, pode encarar a semana que se segue com confiança, independentemente do seu papel na empresa.

Não sabe por onde começar? Eis os 5 passos principais para o conseguir.

Enumerar as suas tarefas

Desde as tarefas mais importantes até às mais pequenas:

• Elabore um resumo de todos os objectivos a atingir, sob a forma de uma lista ou de uma estrutura em árvore (o que lhe parecer mais significativo).
• Reúna todas as suas informações num único local e utilize-o como base de dados para criar os seus calendários semanais.
• Crie um modelo de lista de tarefas que pode aperfeiçoar com a prática.

Listar os seus recursos

Para cada projeto a realizar, é necessário atribuir uma equipa, ou mais precisamente, colaboradores. Para isso, é essencial fazer um balanço dos seus recursos, ou seja, :

• O número de serviços
• O papel das equipas
• As qualificações e os nomes das pessoas que podem satisfazer os requisitos.

Esta primeira etapa é essencial para a apresentação das linhas e colunas que aparecerão no seu futuro calendário semanal.

O nosso conselho para estas duas primeiras etapas (e as seguintes): se o fizer em grupo, será mais estimulante e terá menos probabilidades de se esquecer.

Defina as suas prioridades e prazos

Outra fase crucial: utilizando as faixas horárias que lhe dizem respeito, volte à sua estrutura em árvore ou à sua lista de tarefas para definir as prioridades. Para cada linha de tarefas ou de objectivos semanais, é necessário :

• Atribuir um prazo correspondente ;
• Determinar o tempo necessário para concluir o projeto ;
• Seleção dos recursos humanos para garantir o sucesso ;
• Avaliar o momento certo para iniciar o projeto ;

Os nossos conselhos para esta 3ª fase :
Utilize títulos claros e concisos para elaborar o seu horário semanal e deixe sempre espaço para imprevistos. (Dias de substituição e pessoal em caso de ausência).

Planear as suas missões por importância

A definição de prioridades para as tarefas semanais pode ser uma verdadeira dor de cabeça. É por isso que um plano semanal facilitará a sua organização. Estas prioridades incluem

• Distinguir entre objectivos a curto e a longo prazo ;
• Dividir prazos longos em tarefas curtas ;
• Distribuir as tarefas por várias semanas.

Os nossos conselhos para esta 4ª fase :
Comunique as informações às suas equipas o mais cedo possível. Apreciarão a iniciativa e estarão em melhor posição para se prepararem com antecedência.

Revisão semanal

Quer seja no início, a meio ou no fim da semana, cabe-lhe a si escolher o seu ritmo. Mas não negligencie a revisão semanal, que lhe permitirá :

• Incentivar os seus empregados ;
• Certifique-se de que é pontual ;
• Identificar rapidamente obstáculos e barreiras ;
• Encontrar soluções para recuperar imediatamentet ;

Os nossos conselhos para esta 5ª e última etapa:
Não hesite em envolver o seu círculo de colegas. Eles poderão oferecer-lhe a sua própria visão e estarão ainda mais envolvidos no projeto e nos seus prazos.

Criar um calendário semanal

Calendários Excel

Ferramenta de eleição de muitas empresas, o famoso software de folhas de cálculo facilita a criação e a aquisição de uma primeira experiência de trabalho autónomo. Depois de dominar as suas funções, será rápido e fácil criar um calendário semanal e implementá-lo na sua empresa.

As vantagens de um gráfico de gestão em Excel

Encontrará todo o tipo de planificadores semanais pré-concebidos nos suportes da Microsoft. Modelos de planeamento disponíveis para os utilizadores, que podem ser seleccionados e personalizados de acordo com os seus recursos e tarefas. Perfeito para uma organização fixa, mas mais exigente quando se trata de alterar o seu horário ao longo da semana.

As desvantagens do planeamento Excel

Uma forma prática de se iniciar na gestão do planeamento, a folha de cálculo Excel pode - por outro lado - revelar-se uma fonte de erros. Uma vez que este tipo de dispositivo não é verdadeiramente intuitivo, exige um grande rigor e competências dignas de um virtuoso. Mesmo com uma estrutura pequena, lembre-se de que o seu sucesso dependerá inteiramente de si. A gestão do calendário tem os seus limites, uma vez que consome muito tempo à pessoa responsável.

Planeamento e software em linha

Trata-se de uma "nova" geração de planificadores, com uma série de funcionalidades para facilitar o seu dia a dia. Mas, na realidade, não se trata de uma geração assim tão "nova". A prova, no PlanningPME, desenvolvemos soluções há mais de 20 anos para gerir os horários da empresa. De facto, desde 2002 que nos esforçamos constantemente por lhe oferecer alternativas ainda melhores. e colaborativa, tendo o cuidado de conciliar as necessidades humanas e a produtividade.

Vantagens de uma agenda semanal ligada

• Defina parâmetros que correspondam à sua atividade principal.
• Permite-lhe produzir calendários que cumprem a legislação.
• Limita o erro humano.

A elaboração de um horário semanal com a ajuda de uma gestão assistida abrirá caminho a uma organização serena. Especialmente se a sua profissão requer ajustes frequentes.

Soluções PlanningPME

Horários do pessoal, férias e ausências, gestão de tarefas, projectos, ocupação de salas de reunião, formação, teletrabalho, etc. As nossas soluções intuitivas cobrem todas as necessidades comerciais, independentemente da dimensão da empresa.

• Software de planeamento automatizado ;
• Planeamento colaborativo em linha ;
• Serviços de apoio, aconselhamento e formação ;

Interessado num horário semanal eficiente e interativo? PlanningPME responde às suas primeiras perguntas.