Planeamento de trabalho por turnos rotativos

Os turnos rotativos referem-se a horários de trabalho em que os empregados passam por diferentes turnos durante um determinado período. Estes turnos podem incluir turnos da manhã, da tarde, da noite, do dia e da noite, assegurando uma cobertura contínua para as indústrias que requerem operações prolongadas ou 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Os turnos rotativos funcionam num ciclo, o que significa que os empregados trabalham em turnos específicos durante um período e depois mudam para outro turno. Por exemplo, um empregado pode trabalhar no turno diurno durante duas semanas, mudar para o turno noturno durante duas semanas e depois voltar a rodar. Esta rotação assegura que todos os empregados partilham a responsabilidade de trabalhar em turnos menos desejáveis, como as noites ou os fins-de-semana.

Quer esteja à procura de uma forma rápida de começar ou de uma ferramenta mais poderosa para gerir os turnos da sua equipa, encontrará aqui a sua solução. Pode experimentar o modelo de planeamento de trabalho PlanningPME para explorar uma solução flexível e profissional para o planeamento de turnos, ou descarregar modelos de planeamento de turnos em Excel prontos a utilizar para uso imediato. Escolha a opção que melhor se adapta às suas necessidades.

 

Existem muitas formas diferentes de criar planeamentos de turnos rotativos. Eis alguns horários de turnos rotativos comuns utilizados em diferentes sectores.

Planeamento de dois turnos

Um planeamento de 2 turnos divide o dia de trabalho em dois turnos, normalmente um turno diurno e um turno noturno, com cada turno a durar cerca de 8 horas. Os empregados rodam entre os dois turnos, muitas vezes trabalhando um determinado número de dias num turno antes de mudar para o outro, assegurando uma cobertura contínua. Por exemplo, um empregado pode trabalhar no turno do dia na primeira semana e depois mudar para o turno da noite na semana seguinte, criando uma rotação semanal com 2 dias de folga durante o fim de semana.

Planeamento de três turnos

Um planeamento de 3 turnos divide o dia de trabalho em três turnos: manhã, tarde e noite, assegurando uma cobertura de 24 horas. Os empregados alternam entre estes turnos, normalmente trabalhando uma semana em cada turno antes de passarem para o seguinte. Por exemplo, um empregado pode trabalhar no turno da manhã durante uma semana, no turno da tarde na semana seguinte e no turno da noite na semana seguinte, repetindo depois o ciclo.

Planeamento de trabalho 2-2-3

O planeamento de trabalho 2-2-3, também conhecido como planeamento Panamá, consiste em os trabalhadores trabalharem 2 dias consecutivos, seguidos de 2 dias de folga, depois trabalharem 3 dias consecutivos e depois repetirem o ciclo.

Planeamento de quatro turnos

Um planeamento de 4 turnos divide a semana de trabalho em quatro turnos, normalmente abrangendo os turnos do dia, da tarde e da noite, com um padrão de rotação que assegura uma cobertura contínua. Por exemplo, num ciclo de 8 dias, um empregado trabalharia em turnos diurnos nos primeiros dois dias, em turnos da tarde nos dois dias seguintes, em turnos noturnos nos dois dias seguintes e depois tiraria os últimos dois dias de folga antes de recomeçar o ciclo.

Planeamento de cinco turnos

O turno 5*8 divide a semana de trabalho em cinco equipas, assegurando uma cobertura completa e contínua da empresa. Por exemplo, a rotação pode seguir um ciclo de 10 dias, em que os empregados trabalham 2 turnos diurnos consecutivos, seguidos de 2 turnos da tarde, depois 2 turnos noturnos e, finalmente, 4 dias de folga.

Planeamento de turnos 4 horas por dia e 4 horas por semana

O planeamento de turnos 4-On 4-Off implica que os empregados trabalhem durante 4 dias consecutivos seguidos de 4 dias de folga, proporcionando um ciclo de trabalho-descanso equilibrado.

Planeamento de turnos da DuPont

O planeamento de turnos da DuPont é um padrão de turnos rotativos de 12 horas que se repete de 4 em 4 semanas. Neste turno, o padrão de trabalho de cada empregado é o seguinte: 4 dias de trabalho - 3 dias de folga - 3 dias de trabalho - 1 dia de folga -3 dias de trabalho -3 dias de folga - 4 dias de trabalho - 7 dias de folga.

Escolha um modelo de turno (horário semanal de 2 turnos, horário de 3 turnos, turno noturno, etc...) e siga as etapas abaixo para criar e gerir facilmente um planeamento de turnos rotativos com o PlanningPME.

1 - Defina as suas equipas e recursos 

Distribua os colaboradores pelas equipas tendo em conta as competências, preferências e requisitos legais.

• Equipas : crie equipas como departamentos.
• Empregados : Crie os seus empregados e atribua-os a uma equipa. Alguns empregados podem preferir trabalhar em determinados turnos (dia/tarde/noite).

2 - Defina o perfil de horário de cada colaborador

Defina o número de horas que devem ser contadas todos os dias no perfil predefinido. Note que o perfil predefinido é atribuído por defeito a todos os empregados. 

• Perfil semanal predefinido : No menu Dados -> Horário, abra o perfil predefinido, selecione "Número de horas" para "Capacidade de trabalho dependente de" e especifique os dias de trabalho e o número de horas de trabalho/dia (por exemplo, de segunda a sexta-feira, 8 horas/dia).
• Perfis especiais : A partir do menu Dados -> Horário, crie outros perfis para empregados com perfis especiais de horas semanais (meia semana, só de manhã, etc...). Depois, a partir do separador "Horário" do cartão de recurso, pode atribuir perfis específicos aos recursos individualmente.

3 - Crie os seus turnos utilizando "tarefas"

Crie os seus diferentes turnos como "tarefas" no menu Dados -> Tarefa (por exemplo, turnos da manhã, do dia e da noite).

• Etiqueta : Este será o nome do turno (por exemplo, "Turno da manhã", "9h00-17h00")
• Cor : Atribua uma cor a cada turno para diferenciar visualmente os turnos.

4 - Crie a sua lista de licenças e dispensas de trabalho

Crie uma lista das suas licenças e dispensas de serviço no menu Dados-> Indisponibilidade.

• Etiqueta : Nome da indisponibilidade (por exemplo, férias anuais, licença especial, PTO)
• Cor : Selecione uma cor para cada indisponibilidade. Note que as indisponibilidades são apresentadas com hachuras no calendário para as diferenciar das tarefas.

5 - Crie todos os turnos recorrentes

Para criar os turnos, comece por definir a lógica do padrão de ciclo rotativo: frequência (diária, semanal, etc.), data de início e data de fim. Pode facilmente criar o seu horário completo, mesmo para o ano inteiro.

6 - Ajuste o horário conforme necessário

Com o PlanningPME, pode reatribuir facilmente os turnos, se necessário, por exemplo, quando um empregado está de férias anuais. Todas as alterações ao horário são registadas no registo histórico, para que possa saber quem alterou o quê, quando necessário.

7 - Comunique e partilhe o calendário

Pode comunicar e partilhar o calendário com todos os interessados. As funcionalidades que se seguem ajudarão a comunicar sem problemas em tempo real:

• Acesso limitado ou só de leitura : Dê a cada utilizador um acesso à agenda com limitações específicas quanto ao que pode ver e modificar.
• Notificações  : Envie notificações automaticamente às pessoas em causa, desencadeadas pelas ações que especificar (por exemplo, modificação de uma tarefa, pedido de férias)
• Sincronização do calendário  : Sincronize o seu calendário PlanningPME com aplicações de calendário, como o Google Calendar ou o Outlook, para que as informações no PlanningPME também sejam visíveis nessas aplicações.

8 - Extraia o número de horas trabalhadas por cada empregado

Pode criar relatórios sobre o número de horas trabalhadas durante um determinado período (por semana, mês, ano, etc.) para cada empregado.

• Relatórios Excel/tabela dinâmica : Crie os seus próprios relatórios de tabela dinâmica das horas trabalhadas pelos empregados em cada semana, mês ou ano e atualize-os regularmente.
• Integração/ API  : Integre o seu horário com o seu software de registo de horas

Os turnos rotativos oferecem vantagens fundamentais para as empresas e os trabalhadores, assegurando operações contínuas e cargas de trabalho equilibradas.

• Melhor cobertura : Mantém operações alargadas com uma distribuição justa da carga de trabalho.
• Desenvolvimento de competências : Melhora a adaptabilidade, a resolução de problemas e a versatilidade através de experiências de trabalho variadas.
• Equidade e bem-estar : Reduz o cansaço, partilhando os turnos noturnos e promovendo horários mais saudáveis.
• Maior envolvimento : Evita a monotonia, mantendo os empregados motivados e produtivos.
• Equilíbrio entre vida profissional e pessoal : Oferece flexibilidade para tempo pessoal, recados e atividades sociais.
• Reduza os custos das horas extraordinárias : Reduz a necessidade de horas extraordinárias, minimizando os custos laborais e o desgaste dos funcionários.
• Adaptabilidade : Prepara os funcionários para responder rapidamente a exigências inesperadas, garantindo a eficiência operacional.

Um sistema de turnos rotativos bem planeado aumenta a produtividade, a equidade e a satisfação dos trabalhadores, contribuindo para uma força de trabalho resiliente e bem sucedida.

As indústrias que normalmente utilizam turnos rotativos incluem:

• Cuidados de saúde : Hospitais, clínicas e serviços de emergência que necessitam de pessoal 24 horas por dia, 7 dias por semana.
• Produção : Fábricas e instalações de produção que necessitam de funcionamento contínuo.
• Serviços de emergência : A polícia, os bombeiros e os paramédicos trabalham por turnos para estarem disponíveis 24 horas por dia.
• Transporte : Companhias aéreas, transportes marítimos, caminhos-de-ferro e serviços de transportes públicos que funcionam a qualquer hora.
• Hospedagem : Hotéis, restaurantes e centros de atendimento ao cliente.
• TI e centros de dados : O apoio técnico e o controlo dos dados exigem a disponibilidade permanente do pessoal.

Estas indústrias beneficiam dos turnos rotativos, assegurando um serviço constante, maximizando a eficiência e equilibrando as cargas de trabalho dos empregados.

Ao criar planeamentos por turnos, é essencial cumprir a legislação laboral, incluindo os regulamentos sobre o número máximo de horas de trabalho, períodos de descanso, pagamento de horas extraordinárias e direitos dos trabalhadores.

• Cumpra a legislação laboral relativa ao horário de trabalho e aos períodos de descanso
• Faça pausas adequadas para evitar o cansaço
• Dê formação aos empregados sobre a gestão da saúde durante o trabalho por turnos

O cumprimento das diretrizes legais não só protege as empresas de sanções, como também garante um tratamento justo e o bem-estar dos trabalhadores.

Os turnos rotativos melhoram a continuidade operacional, mas exigem um planeamento cuidadoso para equilibrar a produtividade e o bem-estar dos colaboradores. O PlanningPME facilita a criação e gestão de qualquer padrão de turnos graças à sua funcionalidade de eventos recorrentes. Quer necessite de turnos rotativos, horários fixos ou cobertura complexa 24 horas por dia, 7 dias por semana, o software automatiza os turnos recorrentes para poupar tempo e reduzir os erros. Os utilizadores podem configurar padrões como rotações semanais, turnos alternados ou ciclos personalizados com apenas alguns cliques. Esta flexibilidade garante que os horários permanecem claros, organizados e em conformidade com os regulamentos laborais. Com o PlanningPME, as empresas podem gerir eficazmente o planeamento da força de trabalho, assegurando simultaneamente a equidade e a produtividade.