Software de planeamento para mediação social
Organize sessões de atendimento sem marcação, visitas de divulgação e workshops com o PlanningPME
- O setor: um acolhimento de proximidade… fixo e itinerante
- Por que razão a gestão do planeamento é uma área de trabalho «fundamental» para os mediadores
- 8 vantagens do PlanningPME para as suas equipas de mediação
- O que o PlanningPME oferece especificamente às organizações de mediação social
- Tabela comparativa: folha de cálculo vs. gráfico em papel vs. PlanningPME
- 3 exemplos práticos de como utilizar o planeamento no seu trabalho diário
- Implemente o PlanningPME sem aumentar a sua carga de trabalho
- Uma programação que protege o serviço… e a equipa
- Estudos de caso - Depoimentos
- FAQ
Em poucas palavras
Numa organização dedicada à mediação social e ao acesso a serviços públicos (como um balcão de atendimento, equipas móveis, mediação de transportes ou oficinas de informática), o horário não é «apenas» um calendário: é a ferramenta que garante o atendimento aos utentes, a continuidade do serviço e a qualidade do apoio prestado. Entre escalas de serviço em vários locais, visitas de proximidade, workshops em grupo, tempo de deslocação, ausências e qualificações, o planeamento pode rapidamente tornar-se complicado. Os membros da equipa (mediadores, coordenadores, pessoas de contacto) necessitam de um planeamento claro, comum e fiável, que possa ser consultado no local.
O setor: um acolhimento de proximidade… fixo e itinerante
Os centros de mediação oferecem apoio personalizado, gratuito e, muitas vezes, sem necessidade de marcação, num local fixo ou através de um serviço móvel, com acesso a recursos digitais, sempre que disponíveis. Permitem ao pessoal tratar de uma vasta gama de assuntos (fiscalidade, emprego, pensões, identificação, etc.), graças a uma rede de parceiros nacionais. Na mediação social, o objetivo é também reforçar a coesão social, garantir o acesso aos direitos e prevenir e gerir as tensões e os conflitos do quotidiano.
Consequência direta para as equipas : Um dia típico envolve uma combinação de tarefas de receção, apoio administrativo, apoio digital, atividades em grupo e, ocasionalmente, apoio ao transporte (autocarro/comboio), com um número significativo de imprevistos.Por que razão a gestão do planeamento é uma área de trabalho «fundamental» para os mediadores
Neste setor, um planeamento eficaz deve ter em conta restrições muito específicas:
- Uma vasta gama de atividades e serviços : sessões abertas ao público, apoio a prestadores de serviços (por exemplo, finanças públicas), workshops de informática individuais e em grupo, iniciativas de prevenção de conflitos, eventos temáticos (mobilidade, práticas ecológicas, etc.).
- Diversidade dos utilizadores dos serviços : jovens, idosos, trabalhadores, pessoas em programas de reintegração e pessoas com deficiência… (o que exige fortes competências interpessoais e uma abordagem flexível).
- Trabalhar em vários locais : O mesmo funcionário pode trabalhar num ponto de atendimento, depois num posto de apoio no terreno e, em seguida, num workshop.
- Custos de tempo inevitáveis : viagens, coordenação, reuniões, introdução de dados, orientação/formação.
- Qualificações e competências : Certas funções exigem qualificações e/ou competências específicas.
- Ausências que devem ser acomodadas sem prejudicar a prestação dos serviços: férias, baixa por doença, compensação de horas e formação.
Uma folha de cálculo pode funcionar… até que a equipa cresça, o volume de trabalho no terreno aumente e seja necessário encontrar e gerir rapidamente pessoal de substituição.
Modelos de planeamento de trabalho
8 vantagens do PlanningPME para as suas equipas de mediação
- Visão centralizada de vários locais e equipas móveis : quem está onde, a que horas e o que está a fazer.
- Agendamento com base em competências/qualificações : atribuir as pessoas certas aos turnos certos (gestão de competências disponível no PlanningPME Web Access).
- Gestão de veículos : Ao planear uma equipa de campo, reserve um veículo ao mesmo tempo para evitar conflitos de reservas.
- Visualizar os custos de tempo ocultos : deslocações, coordenação, introdução de dados – para um calendário realista.
- Atividades recorrentes : configure horários recorrentes (semanal/mensal) e altere apenas as exceções.
- Direitos de acesso dos utilizadores : Cada utilizador vê apenas as informações relevantes
- Relatórios + exportação para o Excel : extrair dados e criar painéis (exportação/sincronização com o Excel).
- Acesso online e sincronização do calendário : acesso remoto, com a opção de sincronizar com o Google Calendar, dependendo das suas definições.
O que o PlanningPME oferece especificamente às organizações de mediação social
O PlanningPME foi concebido para o ajudar a planear recursos (pessoal e equipamento) e atividades num planeamento partilhado: é ideal para a gestão de mediadores, serviços de plantão, iniciativas de grupo e trabalho no terreno. Na prática, pode organizar a sua agenda em torno de três elementos fundamentais:
- Recursos humanos
Equipa de mediadores, pessoal de receção e vários coordenadores
- Recursos materiais
Frota de veículos, salas/espaços e equipamento partilhado
- Atividades e estados das tarefas
Exemplos de atividades: turnos de serviço, apoio, workshops de TI, coordenação de transportes, reuniões, formação, tempo de deslocação. Exemplos de estados das tarefas para uma visão operacional do calendário: não iniciado / em curso / concluído / em espera / adiado
Tabela comparativa: folha de cálculo vs. gráfico em papel vs. PlanningPME
| Critérios | Folha de cálculo (Excel/Sheets) | No papel | PlanningPME |
|---|---|---|---|
| Atualizações em tempo real (multiutilizador) | Parcial (necessita de atualizações) | Não | Sim |
| Centros de acolhimento em vários locais / serviços de proximidade | Manual | Manual | Sim |
| Competências / Qualificações | Manual | Não | Sim |
| Ausências (férias, doença, compensação de horas, formação) | Manual | Manual | Sim |
| Pessoal de substituição em caso de circunstâncias imprevistas | Difícil | Difícil | Sim |
| Veículos / equipamento | Não é adequado | Não | Sim |
| Tempo de viagem | Manual | Manual | Sim |
| Direitos de acesso dos utilizadores (gestores, equipas) | Limitada | Não | Sim |
| Exportações e relatórios (atividade, volume) | Sim | Não | Sim (incluindo a exportação para o Excel) |
| Acesso móvel/remoto | Parcial | Não | Sim (online) |
3 exemplos práticos de como utilizar o planeamento no seu trabalho diário
1) Serviço de plantão: garantir que o serviço permaneça em funcionamento apesar das ausências do pessoal
Uma manhã, alguém avisa que está doente. Sem as ferramentas adequadas, acabamos por entrar em «modo de pânico»: telefonemas, mensagens, alterações de última hora nas folhas de cálculo do Excel… e, por vezes, a informação não chega ao destino certo a tempo.
Com o PlanningPME, o coordenador pode ver imediatamente :
- quem está disponível nesse horário (e que não esteja já em deslocação ou numa oficina)
- quem possui as qualificações necessárias
- quais os serviços que são essenciais (serviços sem marcação, afluência prevista, etc.)
Resultado : encontrar substitutos mais rapidamente, menos stress e continuidade do serviço.
2) Equipa móvel: planeamento de mediadores, veículos e tempos de viagem
No que diz respeito ao teletrabalho, a verdadeira questão não é apenas «quem trabalha», mas sim onde trabalham, que meios utilizam e durante quanto tempo.
No PlanningPME, pode planear :
- equipas no terreno
- veículos
- destinos (bairro/cidade/ponto de acolhimento)
- viajar como uma atividade por si só
Desta forma, evita-se erros na sua agenda: : um veículo é agendado duas vezes para o mesmo horário, ou uma oficina é agendada para as 14h sem ter em conta o tempo de deslocação de 45 minutos.
3) Workshop de competências digitais e atividades em grupo: encontrar um equilíbrio entre os eventos e a aceitação por parte dos utilizadores dos serviços
Os workshops de inclusão digital e as atividades temáticas são essenciais… mas não devem ocupar todo o tempo disponível em detrimento do atendimento aos utentes.
O PlanningPME permite-lhe visualizar a semana com uma visão geral clara das atividades: :
- Horário de atendimento/horário de expediente
- Oficinas em grupo
- Apoio individual
- É hora de coordenar
Objetivo : Para garantir que a carga de trabalho seja bem distribuída, que as oficinas sejam mantidas e que a qualidade do serviço seja consistente.
Implemente o PlanningPME sem aumentar a sua carga de trabalho
- Identifique as principais categorias de atividades (acolhimento, procedimentos administrativos, serviços de competências digitais, transportes, workshops, coordenação, deslocações).
- Enumere as competências e qualificações relevantes (por exemplo, prevenção de conflitos, trabalho com grupos específicos da população).
- Organize os locais de trabalho (fixos e móveis) utilizando etiquetas claras e consistentes.
- Uniformize as designações das ausências (férias, baixa por doença, compensação de horas, formação) para garantir que as informações sobre a disponibilidade sejam fiáveis.
- Estabeleça uma rotina: uma reunião de coordenação semanal + uma regra simples para alterações (por exemplo, quem aprova, quem informa).
Uma programação que protege o serviço… e a equipa
Na mediação social, o objetivo não é simplesmente «preencher formulários». Significa cumprir a nossa promessa de estar ao lado dos utentes: acolhimento, orientação, apoio e, por vezes, demonstrar empatia. Com um planeamento partilhado e estruturado, reduz-se a carga de trabalho mental, facilita-se a gestão do pessoal substituto e proporciona-se maior visibilidade aos colaboradores na linha da frente — exatamente onde se determina a qualidade do serviço.
Estudos de caso - Depoimentos
Depoimentos
Descubra o depoimento do cliente Mairie de Bagneux
A Câmara Municipal de Bagneux apresenta a sua organização para gerir facilmente o planeamento dos agentes na Câmara Municipal
Visão geral da empresa
Câmara Municipal Bagneux
Mais de 800 agentes
1 departamento de manutenção com 200 funcionários
1 departamento de comunicação / relações públicas gerindo 14 salas comuns
Requisitos de planeamento
Os nossos principais requisitos em termos de gestão de planeamento eram:
1 - Como identificar rapidamente ao pessoal de manutenção disponível que se ocupa da manutenção:
- manutenção de 10 escolas com 3 ou 4 vagas semanais diferentes e 5 perfis de agentes (assistente, pessoal de manutenção, agente de catering, zelador, líder de grupo)
- limpeza e manutenção de edifícios municipais (câmara municipal, teatro, centro de saúde municipal, centro sociocultural, salões municipais,...)
2 Identificar os períodos de ocupação das salas dos átrios colectivos para programar os serviços de limpeza do Serviço de Manutenção/ Manutenção dos Edifícios Comuns.
Gerir o pessoal da Câmara Municipal
PlanningPME exibe uma horário semanal de trabalho e uma visão mensal das disponibilidade dos nossos agentes de manutenção (departamentos de manutenção - 200 agentes) que permite ao gestor administrativo de administrar da melhor forma as necessidades de reforço de qualquer equipa.
Se um gestor de sítio reportar uma falta de pessoal num determinado dia, o PlanningPME permite-lhe ver
se são esperados retornos a curto prazo (agentes em formação, pessoal desaparecido num dia isolado, …) e permite assim aconselhar sobre as tarefas priorizadas a realizar enquanto se aguarda o regresso dos trabalhadores ou se as ausências se repartem ao longo da semana (doença, férias…) e exigem a previsão de reforços.
O software também nos permite identificar o pessoal deslocado de um local para outro para ajudar. O PlanningPME também nos mostra para identificarmos o número de recursos disponíveis por sítio, por competência,…
Além disso, o PlanningPME ao gerir a ocupação das salas comuns permite-nos Planifica as intervenções dos agentes de manutenção de acordo com as faixas horárias livres.
Por outro lado, permite medir o número de horas de ocupação das salas pelos diferentes solicitantes (associações, indivíduos, departamentos da sala twon, sociedade individual)
FAQ
Sim. O(a) senhor(a) planifica os turnos e assegura que as competências adequadas estejam disponíveis durante o horário de funcionamento, deixando margem para imprevistos (substituições e/ou pessoal extra).
Sim. Pode planear tanto o pessoal como o equipamento na mesma ferramenta, o que evita erros de reserva e simplifica a organização das visitas.
Pode extrair dados e exportá-los para o Excel para consolidar métricas-chave (volume, distribuição de tarefas, tempo gasto por atividade) e criar os seus painéis de controlo.
Sim. O PlanningPME Web Access permite-lhe gerir competências e atribuir tarefas específicas em conformidade — o que resulta útil para qualificações e tarefas sensíveis.
